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物业管理档案管理的注意事项

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物业管理档案管理的注意事项
 
(1)、专人负责档案保管，做到档案标识清晰，分类明确，易于查找；档案出室必须由具备资格的人经过登记后方可借出。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽导致的文件丢失。
(2)、档案的鉴定必须由物业经理或其指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印人、份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权央定。
(3)、员工因工作需要借阅档案，应办理借阅登记手续，并规定借阅期限。档案的销毁，应填写销毁单，并经物业经理批准后方可执行，销毁单由档案室管理员保存。
(4)、贯彻执行国家保密法，物业管理部分档案按其保密程度，有密级之分。以其泄漏、遗失会使住户、物业服务企业利益受到重大、较大损失和不良影响，分为绝密、机密、秘密三级，其他为普通档案。不同密级的档案在保管和运用方面将会区别对待。
(5)、物业管理档案管理工作是一项动态性较强的管理工作，当物业的产权发生变动或房屋现状因大修、改建等原因发生变化时，各种物业资料需及时进行变更异动，才能保证物业资料的准确、完整，真正反映物业的状况。为此，物业管理档案管理要求做到规范化、科学化、经常化。
本资料由重庆书铭物业企业经理培训中心整理提供，仅供学习参考。

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